Databehandleraftale
Standardvilkår for behandling af personoplysninger på kundens vegne i Prequalio.
1. Aftalens område
Denne databehandleraftale gælder, når kunden er dataansvarlig og Hjorth Service via Prequalio behandler personoplysninger på kundens vegne. Aftalen supplerer kundens hovedaftale om Prequalio.
2. Instruks og formål
Databehandleren må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden, herunder for at lagre, organisere, analysere, vise, dele og sikkerhedskopiere oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for de funktioner kunden anvender.
3. Typer af oplysninger og registrerede
Behandlingen kan omfatte almindelige kontakt- og identifikationsoplysninger, medarbejder- og kompetenceoplysninger, dokumentation og andre data, som kunden vælger at indlæse. Registrerede kan blandt andet være kundens medarbejdere, kontaktpersoner, leverandører og samarbejdspartnere. Kunden må ikke uploade særlige kategorier eller oplysninger om strafbare forhold, medmindre dette er nødvendigt, lovligt og udtrykkeligt aftalt.
4. Fortrolighed og sikkerhed
Personer med adgang til oplysningerne skal være underlagt fortrolighed. Prequalio anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder logisk tenant-isolering, adgangsstyring, private storageområder, auditspor og begrænset administrativ adgang.
5. Underdatabehandlere
Kunden giver generel godkendelse til de underdatabehandlere, der fremgår af den offentliggjorte underdatabehandlerliste. Ved væsentlige ændringer tilstræbes rimeligt varsel. Kunden kan gøre saglig indsigelse, hvis en ny underdatabehandler medfører en reel databeskyttelsesrisiko.
6. Bistand
Databehandleren bistår i rimeligt omfang kunden med registreredes rettigheder, sikkerhedsbrud, konsekvensanalyser og kontakt til tilsynsmyndigheder under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, databehandleren har adgang til.
7. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud, der vedrører kundens personoplysninger, og leverer tilgængelige oplysninger, som kunden med rimelighed har brug for til sin vurdering og eventuelle anmeldelse.
8. Sletning og tilbagelevering
Ved aftalens ophør slettes eller tilbageleveres personoplysninger efter kundens valg og produktets tekniske muligheder, medmindre opbevaring kræves ved lov. Data i roterende backup kan slettes ved den normale overskrivningscyklus.
9. Tilsyn og dokumentation
Databehandleren stiller relevante oplysninger til rådighed for at dokumentere overholdelse af artikel 28 og kan efter rimeligt varsel medvirke til forholdsmæssige audits, forudsat at sikkerhed, fortrolighed og andre kunders data beskyttes.
10. Overførsler
Hvis personoplysninger overføres uden for EU/EØS, skal et gyldigt overførselsgrundlag anvendes, eksempelvis EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, når dette er nødvendigt.